Thư ký có nhiều nhiệm vụ hành chính, nhiệm vụ có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất của công ty hoặc tổ chức thành thạo các ứng dụng Microsoft Office, Word, PowerPoint và Excel để thực hiện công việc.

Ngoài ra thư ký hành chính còn có thể bao gồm các nhiệm vụ như quản lý ngân sách, kế toán, sắp xếp chuyến đi và chuẩn bị báo cáo chi phí...

Hiện nay, vị trí ngành Hành chính văn thư xuất hiện ở hầu hết tất cả các văn phòng luật pháp, trường học, bệnh viện, cơ quan chính phủ, công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước…

Hầu hết tất cả các công việc, nhiệm vụ của một nhân viên hành chính văn thư đều xoay quanh việc xử lý và phân phối thông tin trong văn phòng. Chính vì thế, những người làm công việc này đòi hỏi phải rất am hiểu về nhiều lĩnh vực hơn những người làm công việc thuộc lĩnh vực khác nên nó không hề nhàm chán như những gì mọi người tưởng tượng.

Sau đây là một số công việc hàng ngày của một nhân viên hành chính văn phòng:

Hỗ trợ tất cả các công việc văn phòng như nhận và gửi thư từ, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp

Hỗ trợ lãnh đạo trong việc quản lý, lập kế hoạch hoạt động hàng ngày của ban lãnh đạo

Quản lý con dấu

Quản lý tài liệu của toàn bộ công ty, lưu trữ các tài liệu – giấy tờ quan trọng

Cũng giống như hầu hết tất cả các công việc của nhân viên văn phòng khác, các bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian của mình để ngồi trước bàn máy tính và thực hiện công việc của mình.

Các học viên đang theo học khóa đào tạo " Kỹ năng thư ký ISO 9001:2008"

Những công việc này đòi hỏi bạn cần phải là người biết cách sắp xếp kế hoạch công việc của người khác bằng cách nhận email, gửi email hoặc phối hợp xử lý thông tin. Điều này đòi hỏi người thực hiện cần phải có sự tập trung cao độ để không làm cho các công việc bị nhầm lẫn với nhau.

Hiện nay, các nhà tuyển dụng đang bắt đầu tìm kiếm và tuyển dụng những người được đào tạo trung cấp hành chính văn thư được đào tạo một cách bài bản và chính quy vì đặc thù công việc của họ có sự liên quan chặt chẽ tới ban lãnh đạo và mức độ nào đó ảnh hưởng tới kết quả công việc của những bộ phận khác.

Theo những số liệu thống kê, cơ hội việc làm đối với những người tốt nghiệp ngành hành chính văn thư đang tăng lên rất nhiều so với thời gian trước. Các lĩnh vực đang phát triển nhanh trong xã hội hiện nay như dịch vụ y tế và những công tác xã hội đòi hỏi vai trò quản lý hành chính chuyên nghiệp để có thể hỗ trợ cho sự phát triển của họ điều này khiến cho nhu cầu tìm kiếm nhân viên Hành chính văn thư đã được đào tạo chuyên nghiệp tăng cao.

Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ như hiện nay thì việc tăng cường áp dụng công nghệ cao, hệ thống công nghệ thông tin vào công việc giúp cho nhân viên hành chính văn thư làm việc một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Khi tốt nghiệp, các bạn sẽ có được một công việc ổn định với mức thu nhập hấp dẫn, môi trường làm việc chuyên nghiệp chính là điều mà rất nhiều người quan tâm và mong muốn có được.

Hoàng Long