Não phải “nảy số” liên tục

Chị Phan Lai (SN 1993, sống ở Hội An, Quảng Nam) làm công việc tiếp thị kỹ thuật số nhiều năm nay nên sự đa nhiệm trong công việc là điều bắt buộc. Chị Lai phải nắm rõ về quản trị mạng xã hội, sáng tạo nội dung, quảng cáo, quản trị thương hiệu, thiết kế, quay chụp, quảng cáo, phân tích dữ liệu, quản trị trang web và nhiều công việc phát sinh khác.

“Và việc vừa làm việc này xen lẫn việc khác luôn xảy ra thường xuyên, não hoạt động liên tục và "nảy số" quá nhiều sẽ dẫn đến căng thẳng, mệt mỏi và giảm hiệu suất công việc. Đôi lúc ảnh hưởng đến khả năng tư duy, sáng tạo và quyết định. Đặc biệt là có thể khiến bản thân trở nên tiêu cực”, Lai nhìn nhận.

Theo Phan Lai, vì rơi vào tình trạng trên, nên dễ dẫn đến quên, lỡ việc và trễ việc. "Nếu tình trạng này kéo dài, mình dễ dẫn tới giảm trí nhớ. Và để giảm thiểu tình huống khó khăn trong công việc, mỗi sáng mình phải liệt kê hết tất cả đầu việc cần giải quyết ra giấy. Theo phương pháp “step by step” trong kế hoạch làm việc. Có đôi lúc mình cảm thấy sợ đi làm”, chị Lai chia sẻ.

Chị Phan Lai (SN 1993, sống ở Hội An) làm công việc tiếp thị kỹ thuật số.

Theo chị Lai, việc làm đa nhiệm có thể vừa có lợi và vừa có hại trong môi trường làm việc hiện nay. Về mặt có lợi, sự đa nhiệm sẽ giúp bản thân nhân viên có khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc trong dự án, phòng ban, hoặc nhiều tình huống quan trọng trong công ty.

Đặc biệt, người trẻ có nhiều cơ hội nâng cao kỹ năng làm việc, có thể xử lý tình huống đột xuất nếu thiếu nhân sự hoặc phát sinh dự án, giúp định hướng nghề nghiệp của bản thân trong tương lai, hoặc ở một vị trí cao hơn so với hiện tại. Đối với tập thể, một nhân viên đa nhiệm còn giúp công ty tiết kiệm chi phí về nhân sự.

Về mặt có hại, sự đa nhiệm này cũng dẫn đến việc phân tán sự tập trung, giảm chất lượng công việc và gây stress hoặc quá tải công việc nếu không được quản lý các đầu việc. “Nếu không quản lý tốt đầu việc sẽ dẫn đến công việc bị chồng chéo, thiếu hiệu quả, chậm tiến độ và có thể ảnh hưởng đến các bộ phận phòng ban khác”, chị Lai nói thêm.

Làm việc đa nhiệm đòi hỏi người trẻ phải “nảy số” liên tục.

Ngoài ra, theo quan điểm của bạn Nguyễn Thanh Lâm (SN 2001, “dân freelancer” tại Hà Nội), nếu multitasking các nhiệm vụ có liên quan với nhau có thể tạo ưu thế cạnh tranh trong thị trường lao động. Vì tính chất công việc làm thiết kế tự do, nên hàng tháng Lâm đều nhận nhiều job cùng lúc từ các đơn vị, công ty truyền thông. Bên cạnh đó, chàng trai cũng làm thêm các công việc quay chụp, dựng video, chạy content trên TikTok.

“Với thế mạnh chính về đồ họa nhưng mình vẫn nhận thêm các công việc có liên quan khác để tăng trải nghiệm, thực hành các kỹ năng mới. Điều này giúp mình có thể “say yes” với nhiều hợp đồng mới hơn, giúp đối tác tối ưu hóa được tài nguyên, tối ưu thời gian thay vì đi thuê từng người thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ”, Lâm nói.

Đằng sau vẻ ngoài hào nhoáng của Multitasking

Theo ThS. Trần Thị Thu Hương - CEO Công ty TNHH Tư vấn và đào tạo Tran&Tran Việt Nam, trong thế giới công việc hiện đại, người có khả năng làm nhiều việc cùng một lúc (còn gọi là multitasking) thường được coi là một kỹ năng quý giá.

Tuy nhiên, đằng sau vẻ ngoài hào nhoáng của việc "đa nhiệm", là một thực tế đáng lo ngại, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và sức khỏe tinh thần. Khả năng xử lý nhiều việc cùng lúc là điều cần thiết, nhưng "multitasking" không phải là một kỹ năng, mà như một “con dao” hai lưỡi.

ThS. Trần Thị Thu Hương - CEO Công ty TNHH Tư vấn và đào tạo Tran&Tran Việt Nam.

Trong nghiên cứu về Cognitive control in media multitaskers (Đại học Stanford, 2009) đã chỉ ra rằng, bộ não con người không được thiết kế để xử lý nhiều luồng thông tin phức tạp cùng một lúc. Thay vì làm việc song song, chúng ta thực sự đang chuyển đổi sự chú ý của mình liên tục giữa các tác vụ, và mỗi lần chuyển đổi này đều tốn thời gian và năng lượng. Điều này dẫn đến giảm hiệu suất, giảm chất lượng công việc, và làm giảm khả năng ghi nhớ, tăng cường stress và sự mệt mỏi.

Thậm chí, một nghiên cứu về HP's multitasking study: Research conducted by the Institute of Psychiatry (Đại học London, 2005) còn cho thấy, multitasking có thể làm giảm chỉ số IQ của bạn 15 điểm, tương đương với việc thức trắng đêm.

Sự giảm hiệu suất và tăng lỗi phát sinh từ việc đa nhiệm được gọi là "chi phí chuyển đổi tác vụ" hoặc "chi phí chuyển đổi". Trong nghiên cứu Multitasking: Switching costs (Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, 2006) đã chia tổng chi phí này thành hai nhóm: một nhóm liên quan đến lượng thời gian sử dụng để điều chỉnh về mặt tinh thần và nhóm thứ hai liên quan đến năng lượng não bộ được sử dụng để chuyển từ khung tư duy phù hợp với một nhiệm vụ sang khung tư duy mới phù hợp với nhiệm vụ tiếp theo. Theo đó, mặt trái của multitasking bao gồm năng suất giảm 40%, giảm chỉ số IQ, giết chết khả năng tư duy sáng tạo, hạn chế khả năng đưa ra quyết định sáng suốt, giảm chức năng bộ nhớ.

ThS. Trần Thị Thu Hương nhận thấy, thực tế, các nhà tuyển dụng và những nhà lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm đều hiểu rằng, một trợ lý giỏi không phải là người làm được nhiều việc cùng lúc, mà là người biết ưu tiên và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Thay vì "multitasking", hãy chứng minh cho nhà tuyển dụng hoặc sếp thấy bạn có khả năng tổ chức công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả và luôn tập trung cao độ để mang lại kết quả tốt nhất.

Cụ thể, ThS Hương gợi ý, nhân sự cần tập trung vào một tác vụ/công việc duy nhất. Hoặc gộp những công việc có tính chất giống nhau để cùng xử lý. Ví dụ như cố định một khoảng thời gian để xử lý các tin nhắn và email. Khi cần đứng dậy khỏi bàn làm việc thì có thể cùng làm những việc ở ngoài khu vực làm việc như lấy nước uống, pha trà, in tài liệu, tưới cây…

Khi làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo hoặc tập trung cao, hãy tìm không gian ít bị phân tâm như phòng họp không sử dụng hoặc để một bảng thông báo/tín hiệu trên bàn làm việc, để mọi người hiểu và tránh làm bạn phân tâm. Khi làm việc online, mình sẽ tắt chế độ “Active” trên tất cả các nền tảng và tắt thông báo của những ứng dụng liên quan như email, teams…

“Thay vì tôn vinh multitasking như một kỹ năng quan trọng, hãy tập trung phát triển khả năng tập trung sâu, quản lý thời gian hiệu quả và làm việc một cách bền vững. Trong một thế giới công việc đang thay đổi nhanh chóng, những kỹ năng này sẽ giúp bạn xây dựng sự nghiệp bền vững và đạt được hiệu quả làm việc cao hơn”, nữ CEO nói.