Giao tiếp bắt đầu từ việc quan tâm, thấu cảm người nhận trước khi muốn nhắn gởi đề nghị, yêu cầu, hướng dẫn gì. Điều đầu tiên và quan trọng nhất trong giao tiếp là người ta hiểu đúng, hiểu rõ, làm được điều bạn mong muốn họ làm. Đơn giản là như vậy. 

Viết cũng là một kênh giao tiếp. Nếu chỉ viết ra, nói ra cho đã, cho xong việc, thì bạn hoàn toàn không có kỹ năng giao tiếp.

Đó là những lời khuyên giá trị của Cô Nguyễn Phi Vân, Chủ tịch HĐQT công ty Retail & Franchise Asia, Chủ tịch hội đồng cố vấn Saigon Innovation Hub, đồng thời là tác giả cuốn sách "Tôi, tương lai và thế giới" về kỹ năng giao tiếp qua email, tin nhắn dành cho những người trẻ.

Rất nhiều bạn trẻ nói năng, viết lách rất macro - vĩ mô, big picture - bức tranh to bự quá nhiều chi tiết phức tạp vô song, những kiểu diễn giải đì đùng nhưng nghe xong hông hiểu phải "làm như lào". Cứ mở lời, đặt bút là dài dòng, uốn éo, quăng hoả mù vào mặt thiên hạ. Mất thời gian, phí nhân lực!

Theo cô Nguyễn Phi Vân, có 5 câu hỏi quan trọng mà bạn cần tự hỏi mình trước khi gởi email hay tin nhắn cho ai. Hãy kiên trì tập luyện cho đến khi nó thành thói quen, bạn sẽ viết tốt hơn, rõ hơn, đơn giản nhưng impactful - tạo ảnh hưởng hơn theo thời gian bạn nhé. Mọi sự đều có điểm khởi đầu. Chịu khó, thì sẽ được.

1. Do they get what you are trying to say? Họ có hiểu những gì bạn đang viết/trình bày không? Cho nên, viết xong, ráng mà đọc lại 2, 3 lần trước khi gởi đi. Hỏi mình, nếu là người khác, chưa có thông tin gì về vấn đề mình sắp trình bày, viết vậy đọc xong người ta có hiểu không? Đừng nhanh nhẩu đoản. Đừng viết cho xong. Viết là để cho người khác hiểu. Bỏ chút tâm vào!

2. Is there a better way of making it simpler, avoid possible miscommunication or ambiguity? Hỏi mình, có cách nào trình bày đơn giản hơn, tránh hiểu sai hiểu lầm, tránh lang man mơ hồ không? Khi bản thân đặt câu hỏi này, bạn sẽ đọc với tâm thế khác, tâm thế của người nhận. Khi làm được chuyện này, bạn sẽ tự mình chỉnh sửa thay đổi để thông điệp rõ ý, dễ hiểu hơn.

3. Call to action - yêu cầu và mục đích chính mình muốn người ta làm khi đọc xong là gì? Nó có rõ ràng dễ hiểu không? Nó có nằm ở vị trí đương nhiên người ta phải đọc không, ví dụ ngay đầu hay ngay trước khi kết thúc?

4. Reference data - dữ liệu tham khảo gởi kèm có liên quan không? Cái gì không liên quan, dễ gây rắc rối hoang mang không biết phải làm gì với nó thì làm ơn bỏ ra. Đời đã phức tạp rồi, thời gian đã hữu hạn rồi, đừng đánh đố nhau. Cần mới gởi, không liên quan đừng đưa cả mớ hỗn độn cho người khác. Mà đời này, có các kiểu drive, nên người ta hay lạm dụng. Quăng 1 đám dữ liệu trong drive rồi tự bắt người đọc xà quần kiếm thứ liên quan. Vậy, không gọi là giao tiếp, mà gọi là vô trách nhiệm, đùn đẩy việc cần làm cho người nhận.

5. Never write to kill - đừng viết để giết người đọc. Những loại email dài loằng ngoằng, suy nghĩ hàng tuần mới viết xong, xin đừng gởi. Không ai trên thế giới này đọc nổi những kiểu tràng giang đại hải thế. Muốn gì thì thảo luận thống nhất. Email là để confirm - xác nhận lại thông tin. Đừng mang hết tâm sự hông dám, không muốn nói đổ vô cái email làm khổ người nhận. Có điều, viết cho dài không ai đọc, phí thời gian.

Nguồn: Nguyễn Phi Vân

T.LN