.jpg) |
Nhưng không ít doanh nghiệp, khi thay đổi đã gặp phải những trở lực như: phản ứng tiêu cực của nhân viên trước cái mới; các động thái chống đối của nhân viên khi tiến hành thay đổi; hạn chế trong năng lực của người lãnh đạo... Để loại bỏ những cản trở đó và tiến hành thay đổi một cách hiệu quả, nhà lãnh đạo cần ý thức sâu sắc mục đích của việc quản trị thay đổi trong doanh nghiệp, nắm được các nguyên tắc cơ bản cũng như tuân thủ đúng các bước trong quy trình quản trị thay đổi.
Mục đích của quản trị thay đổi trong doanh nghiệp
Quản trị thay đổi là những biện pháp của nhà lãnh đạo nhằm mục đích kiểm soát và điều chỉnh quá trình thay đổi của doanh nghiệp, làm cho quá trình này diễn ra thuận lợi, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực, mở ra triển vọng tốt đẹp cho doanh nghiệp sau mỗi lần cải tổ.
Trong hoạt động điều hành doanh nghiệp, để gia tăng sức cạnh tranh và khả năng tồn tại cho doanh nghiệp trên thương trường, nhà lãnh đạo có thể chủ động tạo ra những thay đổi có tính chất bước ngoặt. Sự thay đổi đó sẽ đem đến thành công hay thất bại, sẽ tạo đà cho doanh nghiệp tiến lên hay gây ra những biến động không có lợi trong nội bộ? Điều đó phụ thuộc vào sự khéo léo và linh hoạt của người lãnh đạo trong cách thức tiến hành cải tổ doanh nghiệp. Nói cách khác, cách quản trị thay đổi hiệu quả của nhà lãnh đạo sẽ làm thay đổi diện mạo của công ty, đáp ứng sự kì vọng của các chủ doanh nghiệp.
Nguyên tắc quản trị thay đổi
Để vượt qua những trở ngại trong quá trình thay đổi và cải tổ thành công, điều kiện tiên quyết là nhà lãnh đạo phải nắm được những nguyên tắc cơ bản về nhận thức, kĩ năng cũng như thái độ ứng xử trong quá trình quản trị thay đổi cũng như khi quá trình đó kết thúc.
Nhận thức được tính tất yếu của thay đổi: Điều quan trọng nhất là nhà lãnh đạo phải nắm vững quy trình quản trị thay đổi và ý thức được vai trò của nó đối với doanh nghiệp. Bản thân sự thay đổi luôn dự báo những bất ổn song đây cũng là quãng thời gian tạo ra những đột phá: cái vỏ bọc cố hữu bị phá vỡ làm nảy sinh nhiều phát kiến mới, phát lộ nhiều cá nhân kiệt xuất. Trong những thời khắc ấy, một cái nhìn vừa bao quát vừa sâu sát, thấu triệt là điều cần thiết đối với nhà lãnh đạo để tinh ý nhận ra những nguồn lực mới cho doanh nghiệp sau cải tổ.
Chú trọng vào kĩ năng lãnh đạo và kĩ năng giao tiếp giữa các cá nhân: Trong trường hợp gặp khó khăn của Công ty máy tính Nam Âu Cơ, giám đốc Nguyễn đã không thể hiện được năng lực lãnh đạo của mình khi anh chưa đánh giá và thực hiện đúng vai trò chủ động của nhà lãnh đạo, không chỉ ra được tính chất dài hơi của quá trình thay đổi, không quyết đoán hành động đúng thời điểm và không kiểm soát được những phản kháng từ phía nhân viên khi nó mới xuất hiện. Mặt khác, sự chống đối của các nhân viên, trong đó có cả những trưởng bộ phận, đã cho thấy vấn đề giao tiếp, truyền đạt thông tin trong công ty chưa đủ hiệu quả để mọi người thấu hiểu và hiệp đồng tác chiến cùng lãnh đạo của mình.
Đón nhận kết quả với thái độ tích cực: Trong quá trình thay đổi, nhà lãnh đạo cần tập trung vào sự thành công và động viên người khác tin tưởng vào điều đó nhưng cũng nên có thái độ sẵn sàng đón nhận thất bại như một phần tất yếu, không thể né tránh của công cuộc cải tổ. Bất kì trường hợp nào xảy ra, anh ta đều phải chuẩn bị cho mình một thái độ ứng xử chung: dành thời gian phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm từ những kết quả của sự thay đổi và chia sẻ những kinh nghiệm ấy với nhân viên hoặc cộng sự của mình. Vấn đề sẽ nan giải hơn nếu công cuộc cải tổ không kết thúc như kì vọng của nhà lãnh đạo. Khi đó, anh ta cần có đủ nghị lực đứng lên, hoặc động viên mọi người nhận trách nhiệm và khắc phục sai lầm, hoặc tiếp tục thử - sai cho đến khi thành công.
Quy trình quản trị thay đổi
Để việc thay đổi đạt được kết quả tốt nhất đáp ứng được kì vọng của ban lãnh đạo và hạn chế tối đa những biến động xấu nói chung trong thời gian diễn ra một thay đổi nào đó tại doanh nghiệp, việc quản trị thay đổi cần được tuân thủ theo sáu bước: Đặt mục tiêu – Tổ chức và lập kế hoạch – Truyền thông – Tạo động lực – Phát triển nhân lực – Đánh giá.
1 Xây dựng mục tiêu của quá trình thay đổi
Nhà lãnh đạo cần xây dựng một bối cảnh chung gắn với hoạt động kinh doanh của cả doanh nghiệp cũng như đời sống cá nhân của từng nhân viên, từ đó khơi dậy nhu cầu thay đổi ở các thành viên trong công ty. Khi các nhân viên đã coi việc thay đổi là ưu tiên hàng đầu của họ, nhiệm vụ của ban giám đốc là phải thông báo rõ ràng, cụ thể về mục đích và mục tiêu cần đạt của công ty giúp cho các thành viên ý thức được con đường mình sắp đi. Điều quan trọng là các mục tiêu của doanh nghiệp cần phù hợp với mục tiêu và lợi ích của tập thể nhân viên.
2 Tổ chức và lập kế hoạch
Nhà lãnh đạo cần có một số công tác chuẩn bị về tư tưởng để toàn doanh nghiệp sẵn sàng thích nghi và đối diện với những thách thức mới: đánh giá khả năng hấp thu và thích nghi trong tình hình mới của bản thân và những người xung quanh; định hình trước loại thay đổi sẽ diễn ra và phạm vi tác động của nó; cảnh báo trước về các thay đổi đó. Tiếp theo, anh ta phải chuẩn bị các khả năng và nguồn lực cần thiết cho các kế hoạch thiết kế/tái thiết kế và sắp xếp lại cấu trúc tổ chức để dự phòng cho việc ủy thác trách nhiệm có những hỗ trợ tích cực khi lãnh đạo giám sát và kiểm soát quá trình thay đổi. Đồng thời, cung cấp công cụ để kiểm soát thay đổi trong quá trình: tri thức, kinh nghiệm... Điều quan trọng những người điều phối nên lưu ý trong khi lập kế hoạch thay đổi là duy trì được sự cân bằng giữa chiến lược thay đổi tổng thể và các hoạt động kinh doanh thường nhật của doanh nghiệp.
3 Giao tiếp và truyền thông nội bộ
Để đảm bảo các mục tiêu cũng như kế hoạch được toàn thể doanh nghiệp chia sẻ và hưởng ứng, việc giao tiếp và truyền thông nội bộ phải đầy đủ, kịp thời và thông suốt. Yếu tố có vai trò quyết định ở đây chính là mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong công ty: lãnh đạo – lãnh đạo ; lãnh đạo – nhân viên, nhân viên – nhân viên. Bên cạnh đó, kênh thông tin càng đa dạng và hiệu quả, phương tiện giao tiếp càng rõ ràng, minh bạch, các công cụ truyền thông càng hiện đại, chính xác thì các nguồn thông tin càng được tiếp cận nhanh hơn, thông tin có độ tin cậy và giá trị cao hơn.
4 Tạo động lực trong quá trình thay đổi
Trên bước đường thay đổi để thành công, người lãnh đạo dẫu tài giỏi đến đâu cũng rất cần sự hậu thuẫn từ chính nội bộ của mình. Để kêu gọi sự hợp tác trọn vẹn của những đối tượng có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thay đổi, anh ta phải khơi dậy được khát vọng thay đổi từ chính các cộng sự của mình bằng việc chỉ ra cho họ những lợi ích từ sự thay đổi, thậm chí cam kết bù đắp cho các nỗ lực thay đổi của họ. Kế đó, một cách để ghi nhận và gia tăng sự đóng góp của các nhân viên trong công ty là thu thập ý tưởng của mọi người và khích lệ các thành viên chủ chốt tham gia vào quy trình thiết kế và thực thi sự thay đổi nhằm giúp lãnh đạo giảm khó khăn trong hoạt động quản trị.
5 Phát triển nguồn nhân lực
Để duy trì nội lực trong quá trình thay đổi và tạo đà cho bước phát triển nhảy vọt của doanh nghiệp sau cải tổ, nhà lãnh đạo cần tạo môi trường và cơ hội cho nhân viên thể hiện mình, vừa khuyến khích mọi người tự thân phát triển; vừa cất nhắc họ vào vị trí phù hợp với năng lực, nguyện vọng từng người, khích lệ họ đóng góp vào thành công chung của công ty.
6 Đánh giá và phân tích
Thay đổi là một quá trình dài. Nhà lãnh đạo cần xác định được các mốc thời gian quan trọng trong cả quá trình đó để theo dõi, đánh giá và phân tích các quy trình diễn ra sự thay đổi. Trong từng giai đoạn, doanh nghiệp phải liên tục điều chỉnh và tiếp thu kinh nghiệm, duy trì và gia tăng động lực cho các thành viên bằng cách cho họ biết rõ những thay đổi đang diễn ra trong công việc hiện tại, hướng dẫn cách thực thi công việc, tạo điều kiện để họ hoàn thành mục tiêu cá nhân, cải thiện và thích nghi với vị trí mới. Trong khi đánh giá từng giai đoạn cũng như cả quá trình, cần thiết kế tiêu chí đánh giá thích hợp với mục tiêu phản ánh viễn cảnh công ty, có tác dụng động viên và khơi mở tính tự giác của nhân viên.
Theo Doanh Nhân 360
